Constructief in Veiligheid en Gastvrijheid

Het GuestManager systeem van G10
Bezoekers vallen bij grote organisaties vaak tussen wal en schip. Voor eigen personeel is vaak van alles geregeld op het gebied van toegangscontrole en beveiliging, maar voor bezoekers...?, aldus Ramon van Breukelen. Van Breukelen is werkzaam bij G10. Dit bedrijf biedt visitor-management oplossingen voor grote organisaties. In de afgelopen twee jaar heeft G10 een volledig bezoekersmanagement systeem ontwikkeld met veel efficiënte mogelijkheden, het zogeheten GuestManager systeem.

Wat is GuestManager?
G10 is in 1998 begonnen met het op de markt brengen van het TEMPbadge assortiment. De Tijdbadge is hiervan het belangrijkste onderdeel. Dit is een badge die automatisch verkleurt wanneer de geldigheidsduur is verstreken.

G10 importeerde dit assortiment uit de VS. In Nederland ontstond echter duidelijk de vraag om het gebruik van deze badges te combineren met een systeem voor bezoekersregistratie. Het GuestManager systeem is sinds februari 1999 op de markt in eenvoudige vorm. Nieuwe klanten hebben vaak ook nieuwe wensen. Indien een wens van de klant een meerwaarde voor het totale systeem betekent nemen wij deze wensen mee in het systeem, vertelt van Breukelen. Het gevolg was dan ook dat dit registratiesysteem inmiddels is uitgegroeid tot een volledig bezoekersmanagement systeem, ontwikkelt rondom de Tijdbadge.

Het GuestManager systeem is speciaal voor organisaties, die dagelijks meer dan twintig gasten op een persoonlijke en gastvrije manier willen verwelkomen. Te denken valt aan industriële complexen, kantoren, musea, banken, overheidsinstellingen, ziekenhuizen, scholen, etc.
Van Breukelen: Het biedt een oplossing voor totaal bezoekersmanagement, namelijk bezoekersregistratie, identificatie, parkeerbeheer en rapportage in één systeem. Het vormt een sluitend systeem voor de ontvangst, het verblijf en het vertrek van de bezoekers.

GuestManager is gebouwd rondom de gepersonaliseerde bezoekersbadge. Hierop staan alle relevante gegevens vermeld, alsmede het logo van het bedrijf. Iedere bezoeker krijgt zijn of haar persoonlijke badge. Het complete systeem bestaat uit drie componenten: GuestManager bezoekersmanagement software, bestaande uit bezoekersinvoer en overzichtsschermen. Hardware, te weten badge en label printers, barcode scanners, digitale fotocamera’s, datadisplays en eventuele tourniquets of detectie poorten. En accessoires, onder meer Badges en Tijdbadges en badgebevestigingen.

De GuestManager systemen kunnen op verschillende manieren worden gebruikt: Stand-Alone, binnen een bestaand netwerk tot en met maximaal dertig verschillende gebruikers of door middel van de zogeheten intranet module, een bezoekers aanmeldingspagina op het eigen interne intranet.

G10 draagt zorg voor een implementatie en installatie van het totale bezoekersmanagement systeem op locatie van de klant. Van Breukelen benadrukt: dit gaat uiteraard in goed overleg met systeembeheer van onze klanten. Wij werken zeer nauw samen met onze klanten. Van het eerste contact tot en met de installatie van het systeem, een systeemtraining aan de medewerkers en de gewenste after sales en service. Een bijkomend voordeel is dat het systeem ook ‘Stand-Alone’ kan worden voorgeïnstalleerd op een door G10 geleverde PC. Het systeem kan dan direct "Plug&Play" in gebruik worden genomen op locatie van de klant.

Waarom GuestManager?
Het GuestManager systeem kent drie uitgangspunten: veiligheid, gastvrijheid en uitstraling. Van Breukelen: met het GuestManager systeem weet je te allen tijde wie er binnen het gebouw of op het terrein aanwezig zijn en waar deze bezoekers zich bevinden. Daarnaast kunnen de bezoekers als gast worden behandeld en aangesproken door de gepersonaliseerde badge. Dit gastvrije gebaar kan worden versterkt door de namen van de verwachte bezoekers op een lichtkrant bij de receptie weet te geven. De volledig in de huisstijl van de klant ontworpen badge zorgt meteen voor een goede en professionele uitstraling naar de verwachte gasten.

De basiseisen van het systeem zijn: gebruikersvriendelijkheid, betrouwbaarheid en snelheid. Het systeem maakt mogelijk dat elke geautoriseerde gebruiker van het systeem op ieder gewenst moment, zonder extra tijdrovende werkzaamheden een overzicht kan oproepen dat inzichtelijk maakt welke bezoekers in het bedrijf aanwezig zijn. Bij calamiteiten wordt met één druk op de "BHV knop" (bedrijfshulpverlening) een volledig overzicht zichtbaar van alle aanwezige bezoekers en wordt er direct een rapport verzonden naar iedere op het systeem aangesloten netwerkprinter. Alle persoongegevens kunnen ook ruim voor de bezoekersdatum in het systeem worden ingevoerd, waardoor badges ruim van te voren kunnen worden afgedrukt en klaargelegd. Daarnaast kunnen eenmaal in het systeem opgeslagen gegevens oneindig worden hergebruikt. Van Breukelen: Met één druk op de knop is een nieuwe badge voor een bekende bezoeker aangemaakt.